Cómo hacer seguimiento automático de presupuestos por WhatsApp y email

Qué vas a aprender en este tutorial

Cómo crear un sistema de seguimiento de presupuestos utilizando WhatsApp y email.

Los pasos para automatizar recordatorios y seguimientos para tus clientes.

Cómo utilizar herramientas como Google Sheets, Make y WhatsApp Business Platform.

Las mejores prácticas para evitar errores en el proceso de seguimiento.

Por qué importa esto para tu negocio

Realizar un seguimiento efectivo de tus presupuestos es crucial para mantener a tus clientes informados y comprometidos. Un buen seguimiento no solo te ayuda a cerrar más ventas, sino que también mejora la relación con tus clientes, mostrando que te importa su experiencia.

Además, al automatizar este proceso, no solo ahorras tiempo, sino que también reduces el riesgo de error humano. Piensa en ello: si podrías enviar recordatorios y realizar seguimientos sin tener que hacerlo manualmente, podrías centrarte más en lo que realmente importa: ofrecer un excelente servicio y mejorar tu producto. Recuerda que la automatización efectiva puede llevar a un aumento significativo en la tasa de conversión y satisfacción del cliente.

Requisitos previos

Antes de comenzar con la automatización del seguimiento de presupuestos, necesitas lo siguiente:

Acceso a un CRM (como HubSpot, Zoho o Pipedrive).

WhatsApp Business Platform configurado.

Una cuenta en alguna herramienta de automatización como Make o Zapier.

Google Sheets para almacenar la información de los presupuestos (opcional pero recomendado).

Paso 1: Crear la hoja de control

Abre Google Sheets y crea una nueva hoja de cálculo.

Añade las siguientes columnas en la primera fila:

- id_presupuesto
- nombre_cliente
- empresa
- telefono
- email
- importe
- url_presupuesto
- fecha_envio
- fecha_vencimiento
- estado
- ultimo_contacto
- proximo_contacto
- whatsapp_opt_in
- email_opt_in
- responsable

Aquí tienes un ejemplo de cómo podría verse la hoja:

| id_presupuesto | nombre_cliente | empresa | telefono | email | importe | url_presupuesto | fecha_envio | fecha_vencimiento | estado | ultimo_contacto | proximo_contacto | whatsapp_opt_in | email_opt_in | responsable |
|-----------------|----------------|---------|-------------|----------------------|---------|--------------------------|--------------|------------------|----------|-----------------|------------------|------------------|--------------|-------------|
| 1 | Juan Pérez | ABC S.L | 666234567 | juan.perez@email.com | 500 | https://link-a-presupuesto | 01/10/2023 | 10/10/2023 | Enviado | | 03/10/2023 | Sí | Sí | María Gómez |

Recuerda que es muy importante mantener el campo estado actualizado, ya que será esencial para el funcionamiento de la automatización.

Paso 2: Crear las plantillas de WhatsApp

Debes elaborar plantillas que utilizarás para enviar mensajes a través de WhatsApp. Asegúrate de que las plantillas están alineadas con el contenido y contexto de cada mensaje. Aquí tienes algunos ejemplos:

Confirmación de recepción
text
Hola {{1}}, te enviamos el presupuesto {{2}} por importe de {{3}}.
Puedes consultarlo aquí: {{4}}.
Si tienes alguna duda, responde a este mensaje.

Seguimiento
text
Hola {{1}}, ¿has podido revisar el presupuesto {{2}}?
Estamos disponibles para resolver cualquier duda. Puedes verlo aquí: {{3}}.

Aviso de vencimiento
text
Hola {{1}}, te recordamos que el presupuesto {{2}} es válido hasta el {{3}}.
Si deseas que revisemos algún detalle, responde a este mensaje.

Recuerda que las plantillas necesitan ser aprobadas por WhatsApp para su uso. Asegúrate de que se relacionan con solicitudes o procesos reales del cliente.

Paso 3: Configurar el escenario de automatización

Para configurar la automatización de seguimiento, sigue estos pasos en Make:

Buscar Presupuestos Abiertos: Configura un escenario para buscar presupuestos donde proximo_contacto sea hoy.

Filtrar por Estado: Añade un filtro para asegurarte que solo se seleccionen aquellos cuyo estado sea Enviado, Visto o En negociación.

Consentimiento: Verifica que el cliente ha dado su consentimiento para recibir comunicaciones por WhatsApp o email.

Enviar WhatsApp: Programa el envío de la plantilla correspondiente al cliente a través de WhatsApp.

Enviar Email: Si corresponde, envía el email con el presupuesto.

Actualizar Contactos: Actualiza el campo ultimo_contacto con la fecha de hoy.

Calcular Seguimiento: Calcula la fecha del siguiente seguimiento.

Registrar Errores: Implementa un registro de errores y respuestas para cualquier inconveniente.

Paso 4: Conectar el email

Para el envío de correos electrónicos, elige una herramienta como Gmail, Brevo o SendGrid. Aquí van ejemplos de cómo podría estructurarse un correo:

Asunto: Seguimiento del presupuesto {{id_presupuesto}} – {{empresa}}

Cuerpo:
text
Hola {{nombre_cliente}},

¿Has podido revisar el presupuesto que te enviamos?

Puedes consultarlo aquí:
{{url_presupuesto}}

Si quieres modificar el alcance, el plazo o cualquier otro aspecto, responde a este email y lo revisamos.

Un saludo,
{{responsable}}

Asegúrate de incluir siempre un enlace que lleve directamente al presupuesto y una forma clara para que el cliente pueda responder.

Paso 5: Flujo recomendado para una pyme

Aquí tienes un flujo sugerido para el seguimiento de tus presupuestos:

| Momento | WhatsApp | Email | Condición |
|---------|----------|-------|------------|
| Envío | Confirmación con enlace | PDF o enlace | Presupuesto creado |
| Día 2-3 | Pregunta breve | Seguimiento detallado | Sigue abierto |
| Día 7 | Resolver dudas | Recordatorio | No hay respuesta |
| Antes del vencimiento | Aviso de fecha | Aviso de fecha | Sigue vigente |
| Después del vencimiento | Solicitar actualización | Proponer revisión | No aceptado ni rechazado |

Intenta no enviar WhatsApp y email al mismo tiempo. Utiliza WhatsApp para mensajes breves y el email para enviar documentos completos y explicaciones de los presupuestos.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Automatizar con WhatsApp Business no oficial: Usa siempre WhatsApp Business Platform para evitar restricciones en la automatización.

No controlar el estado del presupuesto: Asegúrate de verificar el estado del presupuesto antes de enviar mensajes. Un cliente que ha aceptado no debe recibir más recordatorios.

Enviar demasiados recordatorios: Limita el número de seguimientos automáticos a dos o tres para no saturar al cliente.

Mezclar promoción con mensajes transaccionales: Mantén tus mensajes centrados en los presupuestos y evita contenido no solicitado.

No gestionar las respuestas: Implementa un sistema para registrar y gestionar las respuestas de los clientes en cada seguimiento.

Siguiente nivel

Después de dominar estos pasos básicos, considera realizar integraciones más avanzadas utilizando sistemas como HubSpot, Zoho o Pipedrive. Integra también mecanismos de reportes para medir el éxito de tus seguimientos y ajusta tus flujos de trabajo en base a los resultados obtenidos. Esto puede incluir la automatización de flujos más complejos que abarquen múltiples canales y mejorar la experiencia del cliente.

Conclusión y próximos pasos

La automatización del seguimiento de presupuestos mediante WhatsApp y email es una herramienta poderosa que puede transformar la manera en que interactúas con tus clientes. Recuerda que la clave está en la personalización y el consentimiento. ¡Empieza hoy a implementar estos pasos en tu negocio!

Si necesitas ayuda para implementar esto en tu empresa, en VarkIA podemos ayudarte. Contacta con nosotros en varkia.es y mejora la gestión de tus presupuestos hoy mismo. Además, suscríbete a nuestra newsletter para recibir más tutoriales como este directamente en tu email.

Fuentes

WhatsApp Business Platform

360dialog

Make

Zoho CRM